AZAV

Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung
Arbeitsförderung

Trägerzulassung gem. AZAV erhalten und zukünftig den Arbeitsmarkt stärken

Die Zulassung von Trägern nach der Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung (AZAV) basiert auf den Anforderungen an Träger nach § 178 SGB III in Verbindung mit § 2 der AZAV. Diese werden ggf. durch Empfehlungen des Beirates nach § 182 SGB III nochmals konkretisiert.

Innerhalb der Trägerzulassung wird nach sechs Fachbereichen unterschieden. Träger müssen im Rahmen des Zulassungsverfahrens angeben, für welche Fachbereiche sie eine Trägerzulassung anstreben:

  1. Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung nach § 45 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 bis 5 des SGB III
  2. Ausschließlich erfolgsbezogen vergütete Arbeitsvermittlungen in versicherungspflichtiger Beschäftigung nach § 45 Abs. 4 Satz 3 Nr. 2 des SGB III
  3. Maßnahmen der Berufswahl und Berufsausbildung nach dem Dritten Abschnitt des Dritten Kapitels des SGB III
  4. Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung nach dem Vierten Abschnitt des Dritten Kapitels des SGB III
  5. Transferleistungen nach den §§ 110 und 111 des SGB III
  6. Maßnahmen zur Teilhabe behinderter Menschen am Arbeitsleben nach dem Siebten Abschnitt des Drittel Kapitels des SGB III

Die Qualidata GmbH verfügt in den Fachbereichen 1, 2, 3, 4 und 6 seit 2017 über die notwendige Akkreditierung und ist somit als fachkundige Stelle (FKS) anerkannt. Der Fachbereich 5 ist bei uns aktuell nicht akkreditiert.

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Vorteile und Zusatznutzen durch das AZAV

Träger, die durch das Zulassungsverfahren anerkannt wurden, haben das Recht, entsprechende Bildungsmaßnahmen anzubieten, die zum Beispiel durch Aktivierungs- und Vermittlungsgutscheine (Fachbereich 1) bzw. Bildungsgutscheine (Fachbereich 4) oder über Zuweisungen (Fachbereich 3) in Anspruch genommen werden können.

Die Schritte des Zulassungsprozesses bringen eine intensive Beschäftigung mit den eigenen Strukturen, Maßnahmeinhalten sowie deren Dokumentation mit sich. Die Erfahrung hat gezeigt, dass allein die intensive Durchleuchtung der Vorgänge und Prozesse meist zu wertvollen Erkenntnissen führt und so langfristig die Qualität der eigenen Angebote verbessert wird. Schwachstellen und mögliche „blinde Flecken“ werden besser erkannt und können entsprechend adressiert werden.

Die Vorteile, die sich durch die Vorbereitung auf die Zulassung und durch die Überprüfung der eigenen angebotenen Leistungen einschließlich der begleitenden Dokumentation einstellen, steigern das Bewusstsein der Mitarbeiter:innen für Arbeitsförderung und Weiterbildung im gesamten Unternehmen.

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Struktur und Inhalt der AZAV

Um die Chancen auf Eingliederung auf dem Arbeitsmarkt zu verbessern, gelten seit dem 2. April 2012 neue Bedingungen für die Zulassung von entsprechenden Trägern und Maßnahmen. Dabei werden Bildungsträger und Vermittlungsunternehmen nach folgenden Kriterien in unterschiedliche Bereiche gegliedert:

  • Aktivierung und berufliche Eingliederung
  • Private Arbeitsvermittlung
  • Berufsausbildung und Berufswahl
  • Weiterbildung
  • Transferleistungen
  • REHA-spezifische Maßnahmen

Das Zulassungsverfahren darf nur von akkreditierten fachkundigen Stellen durchgeführt werden. Diese hat in einem Zertifizierungsverfahren die Voraussetzungen nach §§ 176 ff. SGB III zu prüfen. Hierbei muss grundsätzlich zwischen der Trägerzulassung und den Maßnahmezulassungen in den Fachbereichen 1 und 4 unterschieden werden.

Stufe – Trägerzulassung
Geprüft werden unter anderem Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Trägers sowie die fachliche Eignung des Personals. Sollten dem Träger externe Zertifizierungen/Anerkennungen (z. B. Schulanerkennung) vorliegen, werden diese bei der Prüfung berücksichtigt. Die ständige Qualitätssicherung durch den Träger ist zwingende Voraussetzung, um den Ansprüchen nach dem SGB III zu genügen. Dies setzt außerdem angemessene vertragliche Vereinbarungen mit den Teilnehmerinnen und Teilnehmern der Maßnahmen voraus.
Die Trägerzulassung wird in die oben dargestellten 6 Fachbereiche unterteilt. Sofern die Trägerzulassung erteilt wird, ist diese in der Regel 5 Jahre gültig und muss jährlich überwacht werden.

Stufe – Maßnahmezulassung
Will der Träger Maßnahmen über Gutscheine abrechnen, so ist hier eine entsprechende Zulassung der Maßnahme notwendig. An die Aktivierungs- bzw. Gutscheinmaßnahmen in den Fachbereichen 1 und 4 sind grundsätzlich zusätzliche Bedingungen geknüpft. Das gesamte Konzept dieser Maßnahmen setzt voraus, dass eine erfolgreiche Teilnahmedurchführung zu erwarten ist. Dies beinhaltet im Vorfeld eine Prüfung auf Zweckmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit sowie angemessene Rahmenbedingungen für die Teilnehmenden durch die fachkundige Stelle.
Die Maßnahmezulassung erfolgt in der Regel für einen Zeitraum von 3 Jahren.

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Ablauf des Zulassungsverfahrens für Träger gem. SGB III

Das Zulassungsverfahren für Träger auf Grundlage der AZAV gliedert sich also in einen 5-Jahres-Rhythmus, ausgehend von der Erstzulassung des Trägers.

  • Erstzulassung – das genaue Verfahren wird nachfolgend im Detail beschrieben
  • Überwachungsaudit im ersten Jahr nach der Erstzulassung – Für Überwachungsaudits legen wir einen Aufwand von 1/3 gegenüber dem Aufwand der Erstzulassung zu Grunde.
  • Überwachungsaudit im zweiten Jahr nach der Erstzulassung – Für Überwachungsaudits legen wir einen Aufwand von 1/3 gegenüber dem Aufwand der Erstzulassung zu Grunde.
  • Überwachungsaudit im dritten Jahr nach der Erstzulassung – Für Überwachungsaudits legen wir einen Aufwand von 1/3 gegenüber dem Aufwand der Erstzulassung zu Grunde.
  • Überwachungsaudit im vierten Jahr nach der Erstzulassung – Für Überwachungsaudits legen wir einen Aufwand von 1/3 gegenüber dem Aufwand der Erstzulassung zu Grunde.
  • Erneute Trägerzulassung spätestens im fünften Jahr nach der Erstzulassung – Der Aufwand der erneuten Trägerzulassung entspricht dem Aufwand der Erstzulassung.
Sofern Träger ein kombiniertes Verfahren von ISO 9001 und AZAV-Trägerzulassung durchführen, können bei der Berechnung des Auditaufwandes gewisse Synergieeffekte genutzt werden.

Der Ablauf der Trägerzulassung gliedert sich in drei Phasen. Die hier dargestellten Punkte spiegeln den Ablauf einer Erstzulassung wider. Einzelne Punkte dieser Auflistung sind im Rahmen von Überwachungsaudits nicht notwendig.

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Phasen des AZAV Audits

1. Auditvorbereitung
  • Einreichung eines Antrags mit Standortliste durch das Unternehmen
  • Antragsprüfung, Erstellung des Auditprogramms und eines Angebots durch die Qualidata GmbH
  • Angebotsannahme durch den Kunden
  • Vertragsabschluss zwischen der Qualidata GmbH und dem Unternehmen
  • Beauftragung eines Auditors durch die Qualidata GmbH

Terminabstimmung zwischen dem leitenden Auditor und dem Unternehmen

2. Auditdurchführung
  • Dokumentenprüfung durch den leitenden Auditor
  • Durchführung des Audits vor Ort
  • Treffen von Auditfeststellungen durch den Auditor
  • Empfehlung des leitenden Auditors über Zulassung
3. Auditnachbereitung

Im Rahmen des Zulassungsverfahrens treffen die Auditoren, sofern relevant, Auditfeststellungen. Treten hierbei Feststellungen der Kategorie Hauptabweichung bzw. Abweichung auf, so müssen vor der Zulassungserteilung durch die Organisation entsprechende Maßnahmen geplant bzw. umgesetzt werden. Hauptabweichungen müssen vom Kunden vollständig und wirksam abgestellt sein, für Abweichungen muss die Organisation einen erfolgversprechenden Plan für die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen vorlegen. Hier gilt allgemein eine 3-monatige Frist zur Abarbeitung.

Nach der erfolgreichen Zulassung ist der Kunde dazu verpflichtet, der Qualidata GmbH wesentliche Änderungen am QM-System des Unternehmens mitzuteilen. Hierzu gehören z. B. Änderungen, die folgende Punkte betreffen:

  • die Eigentümerschaft
  • den Geltungs- oder Anwendungsbereich der Zulassung
  • den rechtlichen, wirtschaftlichen oder organisatorischen Status
  • wesentliche personelle Ressourcen (leitendes Personal, Schlüsselpersonal etc.)
  • wesentliche Änderungen des Managementsystems oder von Prozessen
  • Änderungen der Zentrale, Standortänderungen oder der Fachbereiche.
Vor jedem Audit reicht der zugelassene Träger bei der Qualidata GmbH eine Liste aller laufenden und durchgeführten Maßnahmen ein. Sofern der Träger Maßnahmen durch die Qualidata GmbH zugelassen hat, werden diese im Audit überwacht.

Informationen zur Verwendung der Zeichen der Qualidata GmbH bzw. zur Aussetzung oder dem Entzug von Zertifikaten können der Zertifizierungs- und Zulassungsordnung entnommen werden.

Der Checkliste „benötigte Dokumente für die Trägerzulassung“ können Sie entnehmen, welche Dokumente zu welchem Zeitpunkt im Verfahren vorliegen müssen. Diese Liste können Sie für Ihre Planungen verwenden.

Sofern Sie bereits über eine Trägerzulassung bei einer anderen fachkundigen Stelle verfügen, besteht ggf. die Möglichkeit diese zur Qualidata GmbH zu übertragen. Um dies zu bewerten, reichen Sie bitte den Zertifizierungs- und Zulassungsantrag ein. Nach Vertragsabschluss benötigen wir zusätzlich Ihre Einwilligung zur Durchführung der Übertragung.

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Zulassungsverfahren für Maßnahmen durch die Qualidata GmbH

Sofern Träger Maßnahmen durchführen wollen, die über einen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein (AVGS) oder über einen Bildungsgutschein finanziert werden sollen, müssen diese Maßnahmen im Vorfeld von einer fachkundigen Stelle zugelassen werden.

Dies betrifft folgende Maßnahmen:

  • Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung nach § 45 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 bis 5 des SGB III
  • Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung nach dem Vierten Abschnitt des Dritten Kapitels des SGB III

Maßnahmen der Aktivierung und beruflichen Eingliederung werden nach drei Zielsetzungen unterschieden:

  • Maßnahmen zur Heranführung an den Ausbildungs- und Arbeitsmarkt sowie Feststellung, Verringerung oder Beseitigung von Vermittlungshemmnissen (§ 45 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 SGB III – geändert zum 01.01.2021)
  • Maßnahmen zur Heranführung an eine selbständig Arbeit (§ 45 Abs. 1 S. 1 Nr. 4 SGB III)
  • Maßnahmen zur Stabilisierung einer Beschäftigungsaufnahme (§ 45 Abs. 1 S. 1 Nr. 5 SGB III)

Bei der Zuordnung der Maßnahmeinhalte zu den genannten Zielsetzungen beachten Sie bitte auch die Orientierungshilfe der Bundesagentur für Arbeit. Jede Maßnahme bzw. jeder Maßnahmebaustein muss einer konkreten Zielsetzung zugeordnet sein. Die Zulassung eine Maßnahme bzw. eines Bausteins mit mehreren Zielsetzungen ist nicht möglich. Aufgrund der Zusammenlegung der Zielsetzungen Nr. 1 Heranführung an den Ausbildungs- und Arbeitsmarkt, sowie der Zielsetzung Nr. 2 Feststellung, Verringerung und Beseitigung von Vermittlungshemmnissen zum 01.01.2021 sind die Angaben in der Orientierungshilfe nicht mehr vollständig korrekt. Alle Inhalte dieser Punkte sind nun der neuen Zielsetzung nach § 45 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SGB III zuzuordnen.

Bitte beachten Sie für die Zulassung von Maßnahmen der Aktivierung und beruflichen Eingliederung die Empfehlungen des Beirats und die Umsetzungshinweise der Bundesagentur für Arbeit, in welcher wichtige Aspekte (z.B. die Dauer einer Unterrichtseinheit, Ausschluss des Erwerbs des Führerscheins der Klasse B) verbindlich geregelt sind. Sie finden alle aktuellen Unterlagen unter Downloads.

Die Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung werden nach den folgenden vier Wirtschaftszweigen unterschieden:

  1. gewerblich-technischer Bereich
  2. kaufmännischer Bereich
  3. unternehmensbezogene Dienstleistungen
  4. personenbezogene und soziale Dienstleistungen

Die Anforderungen an Maßnahmen sind in den § 179 SGB III in Verbindung mit § 3 AZAV definiert. Ergänzend gelten für Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung auch noch die § 180 SGB III und § 4 AZAV. Auch die Anforderungen an Maßnahmen werden ggf. durch verbindliche Empfehlungen des Beirates nach § 182 konkretisiert.

In den Umsetzungshinweisen der Bundesagentur für Arbeite finden sich zusätzlich verbindliche Vorgaben für die Zulassung von Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung. So gibt es verbindliche Vorgaben für die Auslagerung von Unterricht an Berufsschulen (Umsetzungshinweis 3-2018). Alle aktuelle Dokumente finden Sie unter Downloads.

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Das Zulassungsverfahren von Maßnahmen läuft nach der folgenden Logik ab:

1. Antragstellung durch Träger
  • Einreichen der entsprechenden Maßnahmenliste(n) durch den Träger
  • Beifügen von entsprechenden Berechtigungen für alle Maßnahmen der Liste
2. Antragsprüfung und Referenzauswahl durch Qualidata GmbH
  • Überprüfen des Antrags und Angebotserstellung
  • Annahme des Angebotes durch den Träger (Vertragsabschluss)
  • Klärung von Unstimmigkeiten, Nachforderungen
  • Treffen der Referenzauswahl und Information an Träger
3. Einreichung der Maßnahmedokumentation für Referenzauswahl
  • Ausfüllen des Maßnahmebogens bzw. der Maßnahmebögen
  • Einreichen von notwendigen Unterlagen (z. B. Konzeption, Kalkulation, vertragliche Vereinbarungen mit Teilnehmenden, Bescheinigungen etc.)
4. Prüfung der Maßnahmedokumentation durch die Qualidata GmbH
  • Detaillierte Prüfung der Maßnahmedokumentation
  • Klärung von Rückfragen und Unklarheiten
  • Empfehlung für Zulassung bzw. Nicht-Zulassung der Maßnahme(n)
  • B-DKS Überschreitungen bis zu 25% können durch die Qualidata GmbH entschieden werden
5. Veto-Prüfung durch die Qualidata GmbH
  • Unabhängige Überprüfung des gesamten Verfahrens durch die Qualidata GmbH
6. Beantragung der Kostenzustimmung bei Überschreitung des B-DKS
  • Zustimmung nur notwendig, wenn der B-DKS um mehr als 25% überschritten wird
  • Stellungnahme der Kostenüberschreitung durch Träger
  • Weiterleitung der Antragsunterlagen und der Stellungnahme an das Team Kostenzustimmung der BA
  • Information des Trägers über Entscheidung des Teams Kostenzustimmung
7. Zertifikatserteilung und Abschluss des Verfahrens
  • Erstellen und Versenden des Zertifikats
8. Tätigkeiten nach der Zulassung
  • Mitteilung von Änderungen durch den Träger
  • Jährliches Einreichen der Liste laufender und durchgeführter Maßnahmen
  • Überwachung der Maßnahmen im Rahmen der Vor-Ort-Audits
Sofern Maßnahmen durch die Qualidata GmbH zugelassen sind, müssen diese während des Zulassungszeitraums von uns überwacht werden. Die ortsbezogene Überwachung zugelassener Maßnahmen erfolgt im Rahmen der Überwachung der Trägerzulassung. Im Vorfeld der Überwachungsaudits/erneuten Trägerzulassung übermitteln die Träger der Qualidata GmbH eine Liste aller laufenden und durchgeführten Maßnahmen seit dem letzten Audit durch die fachkundige Stelle.

Die AZAV lässt grundsätzlich zu, dass Träger Maßnahmen bei fachkundigen Stellen zulassen, die den Träger nicht zugelassen haben. Dadurch ist es Trägern theoretisch möglich, Maßnahmen zu betreiben, die nicht überwacht werden. Um dem vorzubeugen, verpflichtet der Beirat nach § 182 SGB III die fachkundigen Stellen, Maßnahmen ortsbezogen zu prüfen. Sofern dieselbe fachkundige Stelle Träger und Maßnahmen zertifiziert, geschieht diese Überwachung regelmäßig anlässlich der Trägerüberwachung vor Ort.

Hält eine fachkundige Stelle nur Maßnahmezulassungen von einem Träger, so ist sie verpflichtet diese Maßnahmen (ortsbezogen) zu überwachen. Dies geschieht bei der Qualidata GmbH, indem die Träger jährlich, Stichtag ist jeweils das Datum der Erstzulassung der ersten Maßnahmezulassungen, bei der Qualidata GmbH eine Liste aller laufenden und durchgeführten Maßnahmen einreichen muss.

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Stichprobenverfahren und Maßnahmendokumentation

Auf der Grundgesamtheit dieser Maßnahmen werden von der Qualidata GmbH im Stichprobenverfahren Überwachungen durchgeführt und auf der Liste durchgeführter Maßnahmen dokumentiert. Die Stichprobenziehung erfolgt jeweils pro Fachbereich 1 und 4. Darüber hinaus müssen auch ggf. weitere zugelassene Fachbereiche überprüft werden.

Darüber hinaus gelten folgende Besonderheiten bei Maßnahmezulassungen, bei denen die Qualidata GmbH nicht die Trägerzulassung hält:

Im Zulassungsverfahren der Maßnahme muss der Träger für alle Maßnahmen der Maßnahmenliste eine Kalkulation einreichen, unabhängig davon, ob sich die Maßnahme in der Referenzauswahl befindet.
Der Träger muss im Zulassungsverfahren die Personal- und Raumstandards der Qualidata GmbH ausfüllen und einreichen. Bei der ersten Maßnahmezulassung durch die Qualidata GmbH muss der Kunde ggf. auch den Zertifizierungs- und Zulassungsantrag einreichen.

Nach der ersten Maßnahmezulassung erfolgt ein min. halbtägiges Audit vor Ort, dieses wird zeitlich so terminiert, dass es ca. vier Wochen nach dem ersten Maßnahmebeginn durchgeführt wird. Grundlage des Audits vor Ort sind die Unterlagen der Maßnahmezulassung.

Sofern die Stichprobenziehung dazu führt, dass mehr als fünf Maßnahmen in die Überwachung fallen, so wird der Träger darüber informiert, dass ein Vor-Ort Audit mit einem Umfang von min. 1,0 Personentage zu erfolgen hat. Der Auditumfang wird, in Abhängigkeit der Anzahl der zu prüfenden Maßnahmen, je Einzelfall festgelegt.

Nähere Informationen und Unterlagen zur Antragstellung finden Sie im Downloadbereich.
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