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Zulassungsverfahren 

Das Zulassungsverfahren für Träger auf Grundlage der AZAV gliedert sich in einen 5-Jahres-Rhythmus, ausgehende von der Erstzulassung des Trägers.

  • Erstzulassung – das genaue Verfahren wird nachfolgend im Detail beschrieben
  • Überwachungsaudit im ersten Jahr nach der Erstzertifizierung – Für Überwachungsaudits legen wir einen Aufwand von 1/3 gegenüber dem Aufwand der Erstzulassung zu Grunde.
  • Überwachungsaudit im zweiten Jahr nach der Erstzulassung – Für Überwachungsaudits legen wir einen Aufwand von 1/3 gegenüber dem Aufwand der Erstzertifizierungsaudits zu Grunde.
  • Überwachungsaudit im dritten Jahr nach der Erstzulassung – Für Überwachungsaudits legen wir einen Aufwand von 1/3 gegenüber dem Aufwand der Erstzertifizierungsaudits zu Grunde.
  • Überwachungsaudit im vierten Jahr nach der Erstzulassung – Für Überwachungsaudits legen wir einen Aufwand von 1/3 gegenüber dem Aufwand der Erstzertifizierungsaudits zu Grunde.
  • Erneute Trägerzulassung spätestens im fünften Jahr nach der Erstzulassung – Für erneute Trägerzulassungen legen wir einen Aufwand von etwa 2/3 gegenüber dem Erstzertifizierungsaudit zu Grunde.

Sofern Träger ein kombiniertes Verfahren von ISO 9001 und AZAV-Trägerzulassung durchführen, können bei der Berechnung des Auditaufwandes gewisse Synergieeffekte genutzt werden.

Der Ablauf der Trägerzulassung gliedert sich in drei Phasen. Die hier dargestellten Punkte spiegeln den Ablauf einer Erstzulassung wider. Einzelne Punkte dieser Auflistung sind im Rahmen von Überwachungsaudits nicht notwendig.

1. Auditvorbereitung
  1. Einreichung eines Antrags mit Standortliste durch das Unternehmen
  2. Antragsprüfung, Erstellung des Auditprogramms und eines Angebots durch die Qualidata GmbH
  3. Angebotsannahme durch den Kunden
  4. Vertragsabschluss zur Trägerzulassung zwischen der Qualidata GmbH und dem Unternehmen
  5. Beauftragung eines Auditors durch die Qualidata GmbH
  6. Terminabstimmung zwischen dem leitenden Auditor und dem Unternehmen

2. Auditdurchführung
  1. Dokumentenprüfung durch den leitenden Auditor
  2. Durchführung des Audits vor Ort
  3. Treffen von Auditfeststellungen durch den Auditor
  4. Empfehlung des leitenden Auditors über Zulassung

Auditnachbereitung
  1. Erstellung des Auditberichts durch den leitenden Auditor
  2. Abarbeitung bzw. Maßnahmeplanung zu getroffenen Auditfeststellungen (Hauptabweichungen/Abweichungen) durch den Kunden
  3. Veto-Prüfung und Zulassungsentscheidung durch die Qualidata GmbH
  4. Zertifikatserstellung und -versand durch die Qualidata GmbH

Im Rahmen des Zulassungsverfahrens treffen die Auditoren, sofern relevant, Auditfeststellungen. Treten hierbei Feststellungen der Kategorie Hauptabweichung bzw. Abweichung auf, so müssen vor der Zulassungserteilung von Seiten der Qualidata GmbH durch die Organisation entsprechende Maßnahmen geplant bzw. umgesetzt werden. Hauptabweichungen müssen vom Kunden vollständig und wirksam abgestellt sein, für Abweichungen muss die Organisation einen erfolgsversprechenden Plan für die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen vorlegen.

Nach der erfolgreichen Zulassung ist der Kunde dazu verpflichtet der Qualidata GmbH wesentliche Änderungen am QM-System des Unternehmens mitzuteilen. Hierzu gehören z. B. Änderungen, die folgende Punkte betreffen:

  • die Eigentümerschaft
  • den Geltungs- oder Anwendungsbereich der Zulassung
  • den rechtlichen, wirtschaftlichen oder organisatorischen Status
  • wesentliche personelle Ressourcen (leitendes Personal, Schlüsselpersonal etc.)
  • wesentliche Änderungen des Managementsystems oder von Prozessen
  • Änderungen der Zentrale, Standortänderungen oder der Fachbereiche.

Vor jedem Audit reicht der zugelassene Träger bei der Qualidata GmbH eine Liste aller laufenden und durchgeführten Maßnahmen nach § 45 und/oder § 81 SGB III ein, sofern diese durch die Qualidata GmbH als Maßnahmen zugelassen wurden.

Informationen zur Verwendung der Zeichen der Qualidata GmbH bzw. zur Aussetzung oder dem Entzug von Zertifikaten können der Zertifizierungs- und Zulassungsordnung entnommen werden.

Der Checkliste „benötigte Dokumente für die Trägerzulassung“ können Sie entnehmen, welche Dokumente zu welchem Zeitpunkt im Verfahren vorliegen müssen. Diese Liste können Sie für Ihre Planungen verwenden.

Sofern Sie bereits über eine Trägerzulassung bei einer anderen Fachkundigen Stelle verfügen, besteht ggf. die Möglichkeit diese zur Qualidata GmbH zu übertragen. Um dieses zu bewerten reichen Sie bitte den Zertifizierungs- und Zulassungsantrag ein. Nach Vertragsabschluss benötigen wir zusätzlich Ihre Einwilligung zur Durchführung der Übertragung.