AZAV – Qualidata GmbH
Dank Trägerzulassung gem. AZAV Förderungen der Bundesagentur für Arbeit erhalten
Die Zulassung von Trägern nach der Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung (AZAV) basiert auf den Anforderungen an Träger nach § 178 Sozialgesetzbuch III in Verbindung mit § 2 der AZAV. Diese werden ggf. durch Empfehlungen des Beirates nach § 182 Sozialgesetzbuch III nochmals konkretisiert.
Innerhalb der Trägerzulassung nach dem Dritten Buch Sozialgesetzbuch wird nach sechs Fachbereichen unterschieden. Träger müssen dabei im Rahmen des Zulassungsverfahrens angeben, für welche Fachbereiche sie eine Trägerzulassung anstreben:
- Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung nach § 45 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 bis 5 des SGB III
- Ausschließlich erfolgsbezogen vergütete Arbeitsvermittlungen in versicherungspflichtiger Beschäftigung nach § 45 Abs. 4 Satz 3 Nr. 2 des SGB III
- Maßnahmen der Berufswahl und Berufsausbildung nach dem Dritten Abschnitt des Dritten Kapitels des SGB III
- Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung nach dem Vierten Abschnitt des Dritten Kapitels des SGB III
- Transferleistungen nach den §§ 110 und 111 des SGB III
- Maßnahmen zur Teilhabe behinderter Menschen am Arbeitsleben nach dem Siebten Abschnitt des Drittel Kapitels des SGB III.
Die Qualidata GmbH verfügt in den Fachbereichen 1, 2, 3, 4 und 6 seit 2017 über die notwendige Akkreditierung und ist somit als fachkundige Stelle (FKS) zur Prüfung und Zertifizierung anerkannt. Alleine Fachbereich 5 ist bei uns aktuell nicht akkreditiert.
Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung (AZAV) – Ihre Vorteile
Bildungsträger, die durch das Zulassungsverfahren des AZAV anerkannt wurden, haben das Recht, Bildungsmaßnahmen zur Arbeitsförderung anzubieten, die zum Beispiel durch Aktivierungs- und Vermittlungsgutscheine (Fachbereich 1) bzw. Bildungsgutscheine (Fachbereich 4) oder über Zuweisungen (Fachbereich 3) in Anspruch genommen werden können.
Die Schritte des Zulassungsprozesses des AZAV bringen eine intensive Beschäftigung mit den eigenen Strukturen und Maßnahmen der Arbeitsförderung sowie ihrer Dokumentation mit sich. Die Erfahrung hat gezeigt, dass bereits die intensive Durchleuchtung der Vorgänge und Prozesse zu wertvollen Erkenntnissen führt und so langfristig die Qualität der Angebote von Bildungsträgern verbessert wird. Schwachstellen und mögliche „blinde Flecken“ werden aufgedeckt und können entsprechend adressiert werden.
Die Vorteile, die sich durch die Vorbereitung auf die Zertifizierung und durch die Überprüfung der eigenen angebotenen Leistungen einschließlich der begleitenden Dokumentation einstellen, steigern das Bewusstsein auf Seite der Mitarbeiter:innen für Arbeitsförderung und Weiterbildung im gesamten Unternehmen.
Struktur und Inhalt der AZAV
Um die Chancen auf Eingliederung auf dem Arbeitsmarkt zu verbessern, gelten seit dem 2. April 2012 neue Bedingungen für die Zulassung und Zertifizierung von entsprechenden Trägern. Dabei werden Anbieter und Vermittlungsunternehmen nach folgenden Kriterien in unterschiedliche Bereiche gegliedert:
- Aktivierung und berufliche Eingliederung
- Private Arbeitsvermittlung bzw. Arbeitsvermittler
- Berufsausbildung und Berufswahl
- Weiterbildung
- Transferleistungen
- REHA-spezifische Maßnahmen
Träger die Maßnahmen nach § 16k SGB II anbieten wollen, benötigen die Trägerzulassung im Fachbereiche 1 der AZAV. Sofern Maßnahmen zur Förderung schwer zu erreichender junger Menschen (§ 16h SGB II) umgesetzt werden sollen, wird eine Trägerzulassung im Fachbereich 1 oder 3 benötigt.
Das Zulassungsverfahren darf gemäß Gesetzgeber nur von akkreditierten fachkundigen Stellen durchgeführt werden. Diese hat in einem Zertifizierungsverfahren die Voraussetzungen nach §§ 176 ff. Sozialgesetzbuch (SGB III) zu prüfen. Hierbei muss grundsätzlich zwischen der Trägerzulassung und den Maßnahmezulassungen in den Fachbereichen 1 und 4 unterschieden werden.
Stufe – AZAV Trägerzulassung
Geprüft werden bei der Trägerzertifizierung unter anderem Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit sowie die fachliche Eignung des Personals. Sollten dem Träger externe Zertifizierungen/Anerkennungen (z. B. Schulanerkennung) vorliegen, werden diese bei der Prüfung berücksichtigt. Die ständige Qualitätssicherung durch den Träger ist zwingende Voraussetzung (Qualitätsmanagement), um den Ansprüchen nach dem SGB III zu genügen. Dies setzt außerdem angemessene vertragliche Vereinbarungen mit den Teilnehmerinnen und Teilnehmern der Maßnahmen voraus. Die Trägerzulassung wird in die oben dargestellten 6 Fachbereiche unterteilt. Sofern die Trägerzulassung erteilt wird, ist diese in der Regel fünf Jahre gültig und muss jährlich überwacht werden.
Stufe – AZAV Maßnahmezulassung
Will der Träger Maßnahmen über Gutscheine abrechnen, so ist hier eine entsprechende Zulassung der Maßnahme notwendig. An die Aktivierungs- bzw. Gutscheinmaßnahmen in den Fachbereichen 1 und 4 sind grundsätzlich zusätzliche Bedingungen geknüpft. Das gesamte Konzept dieser Maßnahmen setzt voraus, dass eine erfolgreiche Teilnahmedurchführung zu erwarten ist. Dies beinhaltet im Vorfeld eine Prüfung auf Zweckmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit sowie angemessene Rahmenbedingungen für die Teilnehmenden durch die fachkundige Stelle.
Die Maßnahmezulassung erfolgt in der Regel für einen Zeitraum von drei Jahren.
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Ablauf des Zulassungsverfahrens für Träger gem. SGB III
Das Zulassungsverfahren für Träger auf Grundlage der AZAV gliedert sich also in einen 5-Jahres-Rhythmus, ausgehend von der Erstzulassung des Trägers.
- Erstzulassung – das genaue Verfahren wird nachfolgend im Detail beschrieben.
- Überwachungsaudit im ersten Jahr nach der Erstzulassung – Für Überwachungsaudits legen wir in der Regel einen Aufwand von 1/3 gegenüber dem Aufwand der Erstzulassung zu Grunde.
- Überwachungsaudit im zweiten Jahr nach der Erstzulassung – Für Überwachungsaudits legen wir in der Regel einen Aufwand von 1/3 gegenüber dem Aufwand der Erstzulassung zu Grunde.
- Überwachungsaudit im dritten Jahr nach der Erstzulassung – Für Überwachungsaudits legen wir in der Regel einen Aufwand von 1/3 gegenüber dem Aufwand der Erstzulassung zu Grunde.
- Überwachungsaudit im vierten Jahr nach der Erstzulassung – Für Überwachungsaudits legen wir in der Regel einen Aufwand von 1/3 gegenüber dem Aufwand der Erstzulassung zu Grunde.
- Erneute Trägerzulassung spätestens im fünften Jahr nach der Erstzulassung – Der Aufwand der erneuten Trägerzulassung entspricht dem Aufwand der Erstzulassung.
Sofern Bildungsträger ein kombiniertes Verfahren zusammen mit der Zertifizierung nach ISO 9001 durchführen, können bei der Berechnung des Auditaufwandes gewisse Synergieeffekte genutzt werden.
Prüfung gemäß AZAV: AZAV Audits Schritt für Schritt
Der Ablauf der AZAV Trägerzulassung gliedert sich in drei Phasen. Die hier dargestellten Punkte spiegeln den Ablauf einer Erstzulassung wider. Einzelne Punkte dieser Auflistung sind im Rahmen von Überwachungsaudits nicht notwendig.
1. Auditvorbereitung
- Einreichung eines Antrags mit Standortliste durch das Unternehmen
- Antragsprüfung, Erstellung des Auditprogramms und eines Angebots durch die Qualidata GmbH
- Angebotsannahme durch den Kunden
- Vertragsabschluss zwischen der Qualidata GmbH und dem Unternehmen
- Terminabstimmung zwischen Auditor und Unternehmen
2. Auditdurchführung
- Dokumentenprüfung durch Auditor
- Durchführung des Audits vor Ort
- Treffen von Auditfeststellungen durch Auditor
- Empfehlung des Auditors über Zulassung
3. Auditnachbereitung
- Erstellung des Auditberichts durch Auditor
- Abarbeitung bzw. Maßnahmeplanung zu getroffenen Auditfeststellungen (Hauptabweichungen/Abweichungen) durch das Unternehmen
- Veto-Prüfung und Zertifizierungsentscheidung durch die Qualidata GmbH
- Erteilung des Zertifikats bzw. Aufrechterhaltung der Zertifizierung
Vor jedem Audit reicht der zugelassene Träger bei der Qualidata GmbH eine Liste aller laufenden und durchgeführten Maßnahmen ein. Sofern der Träger Maßnahmen durch die Qualidata GmbH zugelassen hat, werden diese im Audit überwacht.
Informationen zur Verwendung der Zeichen der Qualidata GmbH bzw. zur Aussetzung oder dem Entzug von Zertifikaten können der Zertifizierungs- und Zulassungsordnung entnommen werden.
Der Checkliste „benötigte Dokumente für die Trägerzulassung“ können Sie entnehmen, welche Dokumente zu welchem Zeitpunkt im AZAV Verfahren vorliegen müssen. Diese Liste kann zur Planung von Trägern und Maßnahmen genutzt werden. Die Unterlagen werden über einen strukturierten Zip-Ordner eingereicht.
Sofern Sie bereits über eine AZAV Trägerzulassung von anderen fachkundigen Stellen verfügen, besteht ggf. die Möglichkeit diese zur Qualidata GmbH zu übertragen. Um dies zu bewerten, reichen Sie bitte den Zertifizierungs- und Zulassungsantrag ein. Nach Vertragsabschluss benötigen wir zusätzlich Ihre Einwilligung zur Durchführung der Übertragung.
Zulassungsverfahren für Maßnahmen durch die Qualidata GmbH
Sofern Träger Maßnahmen durchführen wollen, die über einen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein (AVGS) oder über einen AZAV Bildungsgutschein finanziert werden sollen, müssen diese im Vorfeld von einer fachkundigen Stelle zugelassen werden.
Dies betrifft folgende Maßnahmen:
- Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung nach § 45 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 bis 5 des SGB III
- Maßnahmen der ganzheitlichen Betreuung nach § 16k SGB III
- Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung nach dem Vierten Abschnitt des Dritten Kapitels des SGB III
Erstgenannte Maßnahmen für Arbeitssuchende werden nach drei Zielsetzungen unterschieden:
- Maßnahmen zur Heranführung an den Ausbildungs- und Arbeitsmarkt sowie Feststellung, Verringerung oder Beseitigung von Vermittlungshemmnissen (§ 45 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 SGB III – geändert zum 01.01.2021)
- Maßnahmen zur Heranführung an eine selbständig Arbeit (§ 45 Abs. 1 S. 1 Nr. 4 SGB III)
- Maßnahmen zur Stabilisierung einer Beschäftigungsaufnahme (§ 45 Abs. 1 S. 1 Nr. 5 SGB III)
Bei der Zuordnung der Maßnahmeinhalte zu den genannten Zielsetzungen beachten Sie bitte auch die Orientierungshilfe der Bundesagentur für Arbeit. Jede Maßnahme bzw. jeder Maßnahmebaustein muss gemäß Verordnung einer konkreten Zielsetzung zugeordnet sein. Die Zulassung eine Maßnahme bzw. eines Bausteins mit mehreren Zielsetzungen ist nicht möglich. Aufgrund der Zusammenlegung der Zielsetzungen Nr. 1 Heranführung an den Ausbildungs- und Arbeitsmarkt, sowie der Zielsetzung Nr. 2 Feststellung, Verringerung und Beseitigung von Vermittlungshemmnissen zum 01.01.2021 sind die Angaben in der Orientierungshilfe nicht mehr vollständig korrekt. Alle Inhalte dieser Punkte sind nun der neuen Zielsetzung nach § 45 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SGB III zuzuordnen.
Maßnahmen nach § 16k SGB II werden in Verbindung mit § 45 SGB III zugelassen. Es handelt sich hierbei jedoch um eigenständige Maßnahmen mit eigenen 16k-Gutscheinen und nicht um eine Zielsetzung von Maßnahmen nach § 45 SGB III. Die Umsetzung dieser Maßnahmen ist nur in Einzelbetreuung sowie in Präsenz möglich, hierbei kann aufsuchende Betreuung durchgeführt werden.
Bitte beachten Sie für die Zulassung von Maßnahmen der Aktivierung und beruflichen Eingliederung sowie der ganzheitlichen Betreuung die Empfehlungen des Beirats und die Umsetzungshinweise der Bundesagentur für Arbeit, in welcher wichtige Aspekte (z.B. die Dauer einer Unterrichtseinheit, Ausschluss des Erwerbs des Führerscheins der Klasse B) verbindlich geregelt sind. Sie finden alle aktuellen Unterlagen unter Downloads.
Die Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung werden nach den folgenden vier Wirtschaftszweigen unterschieden:
- gewerblich-technischer Bereich
- kaufmännischer Bereich
- unternehmensbezogene Dienstleistungen
- personenbezogene und soziale Dienstleistungen
Die Anforderungen an Maßnahmen sind in den § 179 SGB III in Verbindung mit § 3 AZAV definiert. Ergänzend gelten für diese Maßnahmen noch die § 180 SGB III und § 4 AZAV. Auch die Anforderungen an Maßnahmen werden ggf. durch verbindliche Empfehlungen des Beirates nach § 182 konkretisiert.
In den Umsetzungshinweisen der Bundesagentur für Arbeit finden sich zusätzlich verbindliche Vorgaben für die entsprechende Zulassung. So gibt es verbindliche Vorgaben für die Auslagerung von Unterricht an Berufsschulen (Umsetzungshinweis 3-2018). Alle aktuelle und relevanten Dokumente zu Hinweisen der Bundesagentur für Arbeit finden Sie unter Downloads.
Das Zulassungsverfahren von AZAV Maßnahmen läuft nach der folgenden Logik ab:
1. Antragstellung durch Träger
- Einreichen der entsprechenden Maßnahmenliste(n) durch den Träger
- Beifügen von entsprechenden Berechtigungen für alle Maßnahmen der Liste
2. Antragsprüfung und Referenzauswahl durch Qualidata GmbH
- Überprüfen des Antrags und Angebotserstellung
- Annahme des Angebotes durch das Unternehmen (Vertragsabschluss)
- Klärung von Unstimmigkeiten, Nachforderungen
- Treffen der Referenzauswahl und Information an Unternehmen
3. Einreichung der Maßnahmedokumentation für Referenzauswahl
- Ausfüllen des Maßnahmebogens bzw. der Maßnahmebögen
- Einreichen von notwendigen Unterlagen (z. B. Konzeption, Kalkulation, vertragliche Vereinbarungen mit Teilnehmenden, Bescheinigungen etc.)
4. Prüfung der Maßnahmedokumentation durch die Qualidata GmbH
- Detaillierte Prüfung gemäß Zulassungsverordnung
- Klärung von Rückfragen und Unklarheiten
- Empfehlung für Zulassung bzw. Nicht-Zulassung der Maßnahme(n)
- Überschreitungen des B-DKS (Bundes Durchschnittskostensätze) bis zu 25% können durch die Qualidata GmbH entschieden werden
5. Veto-Prüfung durch die Qualidata GmbH
- Unabhängige Überprüfung des gesamten Verfahrens durch die Qualidata GmbH
6. Beantragung der Kostenzustimmung bei Überschreitung der Bundes durchschnittkostensätze
- Zustimmung nur notwendig, bei B-DKS Überschreitung um mehr als 25%
- Stellungnahme der Kostenüberschreitung durch Träger
- Weiterleitung der Antragsunterlagen und der Stellungnahme an das Team Kostenzustimmung der BA
- Information des Trägers über Entscheidung des Teams Kostenzustimmung
7. Zertifikatserteilung und Abschluss des Verfahrens
- Ausstellung Maßnahme-Zertifikat
8. Tätigkeiten nach der Zulassung
- Mitteilung von Änderungen durch den Träger
- Jährliches Einreichen der Liste laufender und durchgeführter Maßnahmen
- Überwachung der Maßnahmen im Rahmen der Vor-Ort-Audits
Die AZAV lässt grundsätzlich zu, dass Träger Maßnahmen bei fachkundigen Stellen zulassen, die den Träger nicht zugelassen haben. Dadurch ist es Trägern theoretisch möglich, nicht überwachte Maßnahmen zu betreiben. Um dem vorzubeugen, verpflichten Gesetz und Beirat nach § 182 SGB III die fachkundigen Stellen, Maßnahmen ortsbezogen zu prüfen. Sofern dieselbe fachkundige Stelle Träger und Maßnahmen zertifiziert, geschieht diese Überwachung regelmäßig anlässlich der Trägerüberwachung vor Ort.
Hält eine fachkundige Stelle nur Maßnahmezulassungen von einem Träger, so sind alle fachkundigen Stellen verpflichtet, diese Maßnahmen (ortsbezogen) zu überwachen. Dies geschieht bei der Qualidata GmbH, indem die Träger jährlich (Stichtag ist jeweils das Datum der Erstzulassung der ersten Maßnahmezulassungen) eine Liste aller laufenden und durchgeführten AZAV Maßnahmen einreichen muss.
Stichprobenverfahren und Maßnahmendokumentation
Auf der Grundgesamtheit dieser Maßnahmen werden von der Qualidata GmbH im Stichprobenverfahren Überwachungen durchgeführt und auf der Liste durchgeführter Maßnahmen dokumentiert. Die Stichprobenziehung erfolgt jeweils pro Fachbereich 1 und 4. Maßnahmen nach § 16k SGB II unterliegen einer eigenständigen Stichprobenziehung. Darüber hinaus müssen auch ggf. weitere zugelassene Fachbereiche überprüft werden.
Darüber hinaus gelten folgende Regelungen bei der Zulassung von Maßnahmen, bei denen die Qualidata GmbH nicht die Trägerzulassung hält:
Im Zulassungsverfahren der Maßnahme muss der Träger für alle AZAV Maßnahmen der Maßnahmenliste eine Kalkulation einreichen, unabhängig davon, ob sich die AZAV Maßnahme in der Referenzauswahl befindet. Der Träger muss im Zulassungsverfahren die Personal- und Raumstandards der Qualidata GmbH ausfüllen und einreichen. Bei der ersten Maßnahmezulassung durch die Qualidata GmbH muss der Kunde ggf. auch den Zertifizierungs- und Zulassungsantrag einreichen.
Nach der ersten Zulassung/Zertifizierung erfolgt ein mind. halbtägiges Audit vor Ort, dieses wird zeitlich so terminiert, dass es ca. vier Wochen nach dem ersten Maßnahmebeginn durchgeführt wird. Grundlage des Audits vor Ort sind die Unterlagen der Maßnahmezulassung.
Sofern die Stichprobenziehung dazu führt, dass mehr als fünf Maßnahmen in die Überwachung fallen, so wird der Träger darüber informiert, dass ein Vor-Ort Audit mit einem Umfang von min. 1,0 Personentage zu erfolgen hat. Der Auditumfang wird, in Abhängigkeit der Anzahl der zu prüfenden Maßnahmen, je Einzelfall festgelegt.
Nähere Informationen und Unterlagen zur Antragstellung finden Sie im Downloadbereich.
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